初创公司初次办公选址的10大注意事项!

  时代在进步,思想在前进。新时代的“创客们”早已不安于”努力工作“的现状,而纷纷投身创业热潮当中。秒租网自2016年上线运营以来,为超过3w+深圳客户提供过办公选址服务,这其中初创团体也不在少数。在总结这些年轻创客团队们初次选址时遇到的众多情况时,针对不同阶段、不同性质的困惑,我们一并参考了国外网站Quora的专业经验,写出了本篇章——初创公司初次办公选址的10个重量级注意事项,以供广大亲们参考。

  一,想好你自身的定位,思考如何开始选址工作?

  清晰的目标是基础。所以,一开始就要明确你的定位,明确你的业务模式和房产目标,快速做出准确决策。

  你要考虑以下问题:

  1.公司是否会按计划增长?

  2.对办公地址的地理位置、交通、停车有何要求?

  3.对预估场地空间的要求如何?

  4.针对优化场地空间结构,技术要求,以及时间和预算等。

  为了最小化干扰,提高办公场所搜索的效率,你必须从一开始就要明确了解什么是自己真正所需的办公场所,另外也要考虑场地预算和场地规格,并明确选址所需的流程和时间,这样才能确保能够成功寻找、并“占领”一个场地。

  二,办公选址过程中会涉及到哪些人?

  办公选址是一个不容小觑的核心工作,你要明确这个过程有可能会涉及到的相关人员。具体参考以下几点:

  1.指定单个项目负责人。指定公司内部成员作为项目负责人,单点与你联系,直接向你汇报选址进展。

  2.指定项目负责团队。如果你想要将办公选址这件事处理得更为人性化,一开始可以将公司的IT部门、人力资源部门、以及财务部门纳入到选址工作之中,组成一个团队。而这个团队的领导,应该是一个在企业房产和设施部署领域里非常有经验的人。

  3.选择靠谱的办公选址顾问团队。一个优秀的写字楼租赁经纪人能够在与初创公司沟通时,快速理解一些特殊需求,帮助找到最适合的办公场地,从而为团队省下最宝贵的时间与精力。

  秒租,深圳互联网办公室租赁“三大租”平台之一。作为专业的办公租赁平台,旗下优秀经纪人团队,将为您提供最优越的办公选址服务。

  4.聘请经验丰富的房地产律师。确保在进行租房谈判以及签约时,你可以保持一定的灵活性,而且也能保障相关条款和条件对你有利,并足够公平。

  三,办公选址流程应该从什么时候开始最合适?

  许多人第一次办公选址,可能尚未了解到选址流程可能会耗费的时间成本,容易低估,总认为很容易便可以找到。实际上,如果你想在短短三十天内找到一个独特的办公室,或是一个联合办公场地,绝不是想象中的那么简单。

  我们先来了解会影响选址进度的因素(不仅限于以下因素):

  1.办公场所规模

  2.市场条件和可用性

  3.与房东户主的谈判时间

  4.办公场所空间规划

  5.租赁文件

  6.营业许可证

  7.装修装潢时间

  一般来说,如果正在寻找的办公场所面积在100平米以下,并且需求很简单,那么通过秒租平台精准匹配、实看、议价等环节,7-10天内基本可以定下满意的;

  如果是100-1000平米这个范围,那么就要把时间周期向后延长到10-20天,以确保给自己留下足够的时间来寻找到最合适的办公场所;

  如果面积大于1000平米,精心考量办公场地的周期将有可能会达到20-30天以上。

  四,市场上办公场所多样化,有哪些选择,该如何选择?

  目前的市场上有多种办公场所可供选择,包括写字楼,联合空间,众创空间,孵化器等,租赁方式包括合租,转租,直租等。这时候你就需要结合自身情况:比如预算,租期,对办公环境要求,办公场所性能等去做评估。另外要注意,如果你的租期越长,选择就越多。

  考虑直接租赁办公场所前,可选择合租办公场所作为替代方案:

  1.与其他公司联合办公

  2.加盟企业孵化器

  3.接受其他公司转租的办公场所

  事实上相比于直接租赁一块办公场所,上述这些选择的利弊参半,不过它们的优势是非常灵活,租赁期限长度也可以更短,适合那些不确定租赁期限的初创公司。

  但是在一个企业孵化器/加速器,或是行政办公室中,房主通常需要承担多个租户共享办公场所所带来的财务责任风险。你需要尽量避免与其他租户协作,因为这会牵扯很多事情,比如办公场地要求,租户改善及相关成本,选择标准,租赁时长,以及可能涉及的法律责任。

  所以,有时候你以为合租会比较划算,但结果往往适得其反,不过在你支付费用的时候,最好先算算自己每平米需要花费多少租金,这样可以做到心中有数。

  考虑到自己的创业进度和灵活性,你可能还会考虑到转租。你可以找到一个低于市场价格的转租办公场所,但是其中也各有利弊,比如你会受到很多限制,无法对办公场所进行大刀阔斧的装修改造,诸如此类。即便你是一个转租人,如果承租人在未来一到五年时间内发生财务问题,那么可能会导致你自己去承担相关的损失。

  五,办公场所究竟需要多大才合适?

  按照经验,你可以按照每人一个3-5平米的工位基数去做参考,当然这里不包括单间的个人办公室面积、会议室、活动室等。下面有几个步骤,或许会对你判断合适的办公场地大小有所帮助:

  -你可以按照自己的租约期限,预估一下未来公司的人头数量。你当前要租的办公场所,应该可以满足估算未来员工数量的三分之二,或四分之三,不要把空间算的太死。

  -寻找一些效率较高的办公场所。比如在办公楼里最好能找一些方方正正的办公室,而不要选择那些角落的地方。要知道在楼层规划和布局时,绝不会有两个完全一样面积的办公室。

  -在邻近场地寻求终止权利和扩张权利。扩展到邻近的办公场所,不会对你的公司造成太大影响。对企业而言,相邻的办公场地还是不错的。

  六,市场上选址范围太大,如何缩小自己的选址范围?

  如果你在没经过思考的情况下走出去看看每一个可能合适的办公场所,这会非常浪费时间。下面为你提供一些关键变量/指标,可以帮助你缩小搜索范围,提高搜索质量。

  期限:你的租期越长,你的选择就会更多。不过有些初创公司在签了较长时间的租赁合同之后,结果第一年就发现场地无法满足自己的人员需求了。所以公司创始人应该从多方面考虑,和业主谈一个更加灵活的租赁期限。

  价格:你不必专注在每平米要花多少租金,而是首先要明确自己的办公场所租金预算和相关费用,包括停车费,公共事业费,清洁费,拆迁费,承租人改善,保险费用,家具以及其他费用。这些预算成本费用都要在你的考虑范围之内。

  布局:你需要明白,在一栋大楼里,绝不会有两个面积完全一样的办公室。

  便利设施:厨房,休息室,共享会议室,食堂,交通,停车场,网络,卫生间,甚至是足够的电源插座,这些都是你要进行考量的东西。

  在确定了这些指标后,你可以选择一个靠谱的一站式办公租赁服务平台帮你极速匹配房源,精准到三到四套房源,这时候你只需要去完成精准看房、决策、签合同的环节就可以了。当然,秒租omiaozu.com是一个值得优先考虑的平台。

  七,该办公场所的停车状况如何?

  停车成本会占到你预算的一部分。如果你询问户主,他们通常会说,我们的停车场车位足够了。但是你要明确数量,在签合同的时候,你必须亲自到停车场看看,确定自己可以使用的停车位数量。到很远的地方停车会给你的员工和客户带来很多麻烦,成本也不低。

  八,如何确定办公室的正确位置?

  办公选址,最大的一个要素就是地理位置。此时你要确保你手下那些关键员工的办公室位置不要距离自己太远。大多数员工都希望自己的办公室位置能足够方便。

  另外,如果你的办公室会有客户来拜访,那么还需要考虑是否要划出一块较为隐私的区域出来。

  九,在租赁办公场所时,是否需要准备财务担保书?

  在如今的办公租赁交易中,多数业主招商在财务担保方面不会有太大的要求,在国内通常是以预付租金或者定金、押金的形式要求租客给予租赁保障;但相对于国内某些大型项目招商和金融类公司,或者经营风险较大的公司可能会有要求。

  因此你有可能需要准备以下相关资料(任意即可):

  1.纳税申报单

  2.银行账单

  3.预付租金(银行信用证)


  以上财务资料,是在业主提出需要预付一些保证金,或是公司创始人的个人担保的时候所需准备的。因为对于他们来说,租房者若能提供一些资质,证明自己的经济条件是有保障的,那么会让房东感觉更放心,也能降低租房者的风险。

  但是切记,在租赁房屋时如果要为他人提供个人担保证明时,一定要非常小心,因为这很可能会把你的个人资产情况泄露出去。另外一旦你的公司破产,担保人还将承担连带的个人担保责任,其中的风险是非常大的。

  十:办公选址时涉及到租赁签约,需要准备哪些材料?

  当你完全掌握以上几个注意事项之后,到了办公场所租赁签约时,你需要准备以下资料:

  1.如果你是以个人名义去租赁的写字楼,签约时只需要带上你的身份证即可;

  2.如果你是以企业的名义去租赁写字楼,签约时必不可少的是:①企业营业执照复印件;②法人身份证复印件;③企业公章


  准备的资料必不可少,但同时要在与物业谈判过程中,明确以下信息:

  1.办公场所的合法性证明文件。确保房屋合法性。

  2.物业费、水电费等费用具体内容与支付方式和标准。

  3.约定免租期并在合同注明。

  4.若使用该场地作为公司注册地,应明确出租方可提供相关材料。

  5.是否有停车位,停车位是否收费。

  6.电话容量是否限制。

  7.租赁税费是否包含在租金价格中。

  8.合同终止的情形及单方解约权的约定。

  9.违约条款的约定。

  10.双方争议解决方式的声明。